Fonctionnement de DPA Deposit
1/ Est-ce que le Dominus Litis est correctement rempli?
Puisqu'un dépôt est toujours lié au Dominis Litis du dossier, il doit être encodé avant de commencer un dépôt.
2/Accéder au dépôt via le menu DPA et le bouton DPA deposit
Si la carte n'a pas encore été enregistrée, Themis procédera à l'authentification. Il s'agit d'un programme distinct (pouvant également être utilisé en mode autonome), qui effectue
l'authentification:
Suivez les étapes d’authentification habituelles (comme dans votre navigateur). Cliquez sur "Ok" pour continuer:
Vous pourrez ensuite faire un dépôt pour le dossier ouvert dans Themis
Informatief worden de gegevens getoond die eerder werden ingesteld (vennootschap, medewerker). Vervolg met ‘Volgende’ en kies de “DPA-box” waaruit deze deposit “vertrekt” (deze stap wordt standaard overgeslagen indien bij de medewerker de default box staat aangeduid):
Themis montre, de façon informative, les informations qui ont été définies précédemment (société, employé) sont affichées. Continuez avec "Suivant" et sélectionnez la "boîte DPA" à partir de laquelle le dépôt est effectué (vous pouvez éliminer cette étape en définissant la DPA box par défaut par collaborateur):
Dans l'étape suivante, vous pouvez indiquer les documents à déposer en cliquant sur le bouton "Ajouter le document à déposer":
Sélectionnez d'abord le type de document. Vous pouvez choisir le document de la manière habituelle (seuls les fichiers PDF et Word sont visualisés; lors de la sélection d'un document Word, le document est immédiatement converti au format PDF, car seuls les documents PDF peuvent utilisées archivés).
En cliquant sur "Suivant", ce document est immédiatement transmis à la plate-forme DPA et la référence renvoyée peut être utilisée.
Le tribunal peut être sélectionné lors de l'étape suivante. Il est requis que le numéro de rôle corresponde EXACTEMENT aux données connues sur la plate-forme DPA, sinon il ne sera pas possible de continuer (un check est effectué)!
En plus du tribunal, un confrère peut également être choisi comme destinataire:
Et, finalement, aussi un ‘Tiers’:
Dans un aperçu final, vous obtenez tous les destinataires et documents, où vous pouvez indiquer dans la colonne de droite comment vous souhaitez déposer ce document pour le destinataire en question:
Les moyens proposés sont vérifiés pour chaque (type de) destinataire!
Ensuite, une estimation de prix vous sera proposée avant de finaliser définitivement le dépôt. Un récapitulatif vous est proposé:
Terminer le dépôt électronique en confirmant. Un message de confirmation sera affiché et vous pourrez vérifier ce dépôt via le portail DPA.
Veuillez noter qu'un débours (frais financier) sera enregistré dans le dossier, avec un montant égal au montant total du dépôt.
Dans la gestion de documents du dossier, le document sera classifié DPA dans le détail.
Fonctionnement DPA-box
Outre le dépôt de conclusions ou de documents, l'intégration de la DPA-box vous est également fournie. Cette boîte s'ouvre avec le menu correspondant "DPA-box", après quoi la fenêtre s'ouvre avec toutes les boîtes connues pour le bureau, sur le volet gauche de l’écran:
En haut à droite, nous affichons la date de synchronisation la plus récente. Vous pouvez double-cliquer à cet endroit ou cliquer avec le bouton droit de la souris sur les messages pour actualiser les informations (= récupérer l'état et tous les nouveaux documents de DPA). Une mise à jour des messages et des statuts est effectuée à partir de la plateforme DPA.
Si le document provient d'un dépôt effectué via Themis, le dossier sera immédiatement identifié. Si le document provient d'une autre source ou si le dépôt a été effectué via le portail en ligne, le dossier devra être attribué. Vous pouvez effectuer ceci via le bloc de droite:
Le dossier étant lié, une icône se visible:
Les documents d'accompagnement peuvent maintenant être stockés dans le dossier (ici aussi, si les documents proviennent d'un dépôt effectué via Themis, les documents seront déjà "liés" au dossier correspondant). Vous pouvez enregistrer un ou plusieurs documents dans le dossier via le bouton droit de la souris sur les documents:
Après la sauvegarde, les documents de cette liste sont marqués comme "liés" (de cette manière, l'utilisateur final sait que ce document est bien présent dans l’aperçu des documents):
